পাওয়ারপয়েন্ট ব্যবহার করার ক্ষেত্রে অনেক সময় অল্প কিছু পরিবর্তন করতে গিয়েই ঘণ্টার পর ঘণ্টা লেগে যায়। স্লাইড সাজানো, সঠিক ফন্ট খুঁজে বের করা আর সবকিছু সামঞ্জস্যপূর্ণ রাখাসহ বিভিন্ন কাজে বাড়তি সময় লাগে। তবে কিছু সহজ কৌশল জানা থাকলে কাজ দ্রুত শেষ করা যায় আর উপস্থাপনাও হয় আরো আকর্ষণীয়। নিচে পাওয়ারপয়েন্টে সময় বাঁচানোর সাতটি উপায় তুলে ধরা হলো।
স্টক লাইব্রেরি থেকে ছবি ব্যবহার
পাওয়ারপয়েন্টের উপস্থাপনায় ভিজুয়াল উপাদান জরুরি। এতে স্টক লাইব্রেরির অপশন আছে, যেখানে ছবি, আইকন, ইলাস্ট্রেশন ও ভিডিও পাওয়া যায়। ইনসার্ট ট্যাব থেকে ছবি বা আইকন বেছে নিয়ে স্লাইডে সহজেই যোগ করা যায়। এতে স্লাইড আরো আকর্ষণীয় হয়।
কিবোর্ডের শর্টকাট ব্যবহার
সবচেয়ে সহজ কৌশল হলো কিবোর্ড শর্টকাট ব্যবহার করা। যেমন কপি করার জন্য Ctrl+C, পেস্ট করার জন্য Ctrl+V, আগের কাজে ফেরানোর জন্য Ctrl+Z ও নকল করার জন্য Ctrl+D। এর বাইরেও স্লাইড বানানো ও সম্পাদনার জন্য অনেক শর্টকাট আছে। এগুলো একবার আয়ত্ত করলে কাজ দ্রুত শেষ হয়। এতে করে মূল বিষয়ের দিকে বেশি মনোযোগ দেয়া যায়।
কয়েকটি আকার বা আকৃতি একসঙ্গে পরিবর্তন
স্লাইডে ছবি, আইকন বা আকৃতি বসানোর পর যদি সবক’টির মাপ ঠিক না থাকে, আলাদা করে পরিবর্তন করতে সময় বেশি লাগে। এর সমাধান হলো একসঙ্গে সব নির্বাচন করা। শিফট চেপে ধরে একসঙ্গে সব ক্লিক করতে হবে অথবা সিলেকশন বক্সে আনতে হবে। একবার নির্বাচন হয়ে গেলে একটি কোণ ধরে টানলেই সবক’টির মাপ একসঙ্গে পরিবর্তন হবে।
নতুন স্লাইড না বানিয়ে পুরনো স্লাইড ব্যবহার
শুরু থেকে স্লাইড বানাতে সময় লাগে বেশি। আগে তৈরি করা প্রাসঙ্গিক স্লাইড পুনরায় ব্যবহার করা যায়। এজন্য ইনসার্ট ট্যাব থেকে নিউ স্লাইডে ক্লিক করে ‘রিইউজ স্লাইডস’ বেছে নিতে হবে। ডান পাশে একটি প্যানেল আসবে, সেখান থেকে ব্রাউজ করে পুরনো স্লাইড খুঁজে পাওয়া যাবে। চাইলে আগের ডিজাইন রেখেও নতুন স্লাইড যোগ করা সম্ভব।
ফরম্যাট পেইন্টার ও স্লাইড মাস্টারের ব্যবহার
পুরনো স্লাইড ব্যবহার করলে ফন্ট, রঙ বা বর্ডার অনেক সময় এক রকম থাকে না। ফরম্যাট পেইন্টার ব্যবহার করে সহজে এগুলো এক রকম করা যায়। কোনো একটি ডিজাইন বেছে নিয়ে ফরম্যাট পেইন্টার টুল ব্যবহার করলে সেটি অন্য বস্তুর সঙ্গে মিলে যাবে। একাধিক বস্তুর জন্য এটি সক্রিয় রাখলে একসঙ্গে পরিবর্তন করা যায়। একইভাবে স্লাইড মাস্টার ব্যবহার করলে ফন্ট, রঙ বা ডিজাইন পরিবর্তন করলে তা সংশ্লিষ্ট সব স্লাইডে স্বয়ংক্রিয়ভাবে মিলিয়ে যাবে।
ডিজাইন সাজেশন ব্যবহার
সময় কম থাকলে বা নতুন আইডিয়া না এলে ডিজাইনার ফিচার কাজে আসে। স্লাইডে লেখা বা ছবি দেয়ার পর ডিজাইন আইডিয়াসে ক্লিক করলে বিভিন্ন সাজেশন পাওয়া যায়। এতে বিষয়বস্তু অনুযায়ী টাইমলাইন ভিউ বা অন্যান্য ডিজাইন সাজেস্ট করা হয়। পছন্দ না হলে আবার সহজেই আগের অবস্থায় ফিরে যাওয়া যায়।
কুইক অ্যাকসেস টুলবার সাজানো
পাওয়ারপয়েন্টে প্রয়োজনীয় টুল খুঁজে বের করতে সময় নষ্ট হয়। কুইক অ্যাকসেস টুলবারে সবচেয়ে ব্যবহৃত কমান্ড যোগ করা যায়। ওপরে থাকা ছোট তীর চিহ্নে ক্লিক করে মোর কমান্ডস বেছে নিতে হয়। সেখান থেকে কমান্ড নির্বাচন করে যোগ করলে সেভ, আনডু, ফরম্যাট পেইন্টারসহ দরকারি টুল সবসময় হাতের কাছে থাকবে।
